Freiberufler und viele feste Mitarbeiter können sich Ihren Arbeitsplatz aussuchen. Egal ob zu Hause im Heimoffice, im Büro bei den Kollegen, im Coworking Space, in einem netten Café oder im Terminal am Flughafen. Solange der Laptop dabei ist, spielt es kaum eine Rolle, wo man arbeitet. Hauptsache man kommt an seine Dateien, die man unbedingt braucht. Im folgenden stelle ich kurz einen Shared-Files Service vor, mit dem sich Dokumente, Fotos und andere Dateien einfach und schnell in einer Cloud speichern und mit Freunden bzw. Kollegen tauschen lassen.
Shared-Files mit Dropbox.com
Der Service Dropbox.com bietet 2GB kostenlosen Onlinespeicher mit der Option auf eine kostenpflichtige Speichererweiterung. Einzelne Dateien oder ganze Ordner lassen sich freigeben und stehen somit Freunden und Kollegen (und vielleicht auch Kunden!?) zur Verfügung.
Die Dokumente lassen sich ganz einfach hochladen. Es gibt Software für den Mac, Windows und Linux. Außerdem eine iPhone-App, iPad-App sowie natürlich ein Webinterface. Ich selbst nutze die Mac-App. Die Software legt einen neuen Order im System an und synchronisiert diesen, sobald eine Internetverbindung zur Verfügung steht. Selbst wenn ich also gerade mal kein Internet habe, habe ich alle Dokumente auf meinem Laptop. Sobald ich mich wieder in ein WLAN mit Internet einlogge, werden alle Daten mit Dropbox synchronisiert und ich habe von meinem PC im Büro und meinem iPhone zugriff auf meine Dokumente.
Ein kleines Symbol (auf dem Mac oben rechts) bietet immer direkten Zugriff auf die Weboberfläche der Dropbox und den Einstellungen. Außerdem wird der aktuell genutzte Speicherplatz angezeigt. Kürzlich geänderte Dateien können direkt von hier geöffnet werden.
Mit der iPhone App lassen sich die Dokumente direkt anschauen und neue Dokumente, z. B. Bilder hochladen. Die App muss jedoch während des Upload-Vorganges im Vordergrund bleiben. Das ist leider etwas störend, wenn man große Datenmengen hochladen will. In den Einstellungen lässt sich festlegen, wieviel Speicherplatz vom iPhone maximal für Dokumente genutzt werden darf. Somit wird das iPhone also auch durch Premium-Accounts nicht voll beladen. Einstellen lassen sich so 100MB, 200MB, 500MB, 1GB und komplett keinen lokalen Speicher. Nur die eigens ausgewählten Favoriten werden für den tatsächlichen Offline-Zugriff lokal auf dem iPhone gespeichert.
Datensicherheit
Fraglich ist natürlich auch hier wie immer die Datensicherheit. Dropbox ist in der Vergangenheit leider immer wieder bezüglich der Datensicherheit in der Kritik gewesen. Aber egal was im Internet, eine gewisse Datenunsicherheit ist natürlich immer da – egal ob bei eMails schreiben oder Datenspeichern in der Dropbox-Cloud. Daher möchte ich auch noch mal auf den Verschlüsselungsdienst Boxcryptor hinweisen. Mit Boxcryptor können Sie den Inhalt Ihrer Dropbox einfach verschlüsseln und den Zugriff auf Ihre Daten verhindern (bzw. wesentlich erschweren!).
andere Anbieter
Neben Dropbox gibt es natürlich noch diverse weitere Anbieter, wie
- MyDrive, 2GB kostenlos
- DriveOnWeb, 3 GB kostenlos
- Telekom Mediencenter, 25GB kostenlos
Fazit
Dropbox eignet sich sehr gut um nicht unternehmenskritische Dokumente zwischen den eigenen Rechnern und mobilen Endgeräten zu synchronisieren oder mit Kollegen auszutauschen. Absolut geheime und unternehmenskritische Dokumente sollten nicht in die Cloud geladen werden – in keine Cloud!